La dirección de auditoría tres de la Corte de Cuentas de la República (CCR) concluyó en su informe de auditoría al Ministerio de Justicia y Seguridad Pública durante el 2018 una serie de deficiencias de control interno o incluso de cumplimiento legal, entre estas, la falta de documentación de expedientes de adquisiciones y contrataciones.
La auditoría fue finalizada el 30 de mayo y publicada el pasado 16 de junio por la CCR.
Los auditores detectaron la falta documentación en expedientes de adquisiciones y contrataciones, así como la aplicación de formatos establecidos por la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones (Unac) e incumplimientos de responsabilidades por el administrador de contratos.
Alimentación.
En la licitación abierta "Suministro del servicio de alimentación para jóvenes internos en los centros intermedios y otras actividades de la Dirección General de Centros Intermedios, dependencia del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública para el año 2018”, no encontraron la solicitud de certificación de asignación presupuestaria.
En las bases de licitación de la compra de la alimentación para los internos de los penales, según la CCR, tampoco hubo fecha de recepción y apertura de ofertas en las bases de licitación, ni encontraron documentos sobre el envío a Tesorería de las garantías ni las copias de las ofertas presentadas por los participantes.
"No se encontraron las copias de las ofertas presentadas por los participantes, documentación legal y financiera (sobre 1) y oferta técnica-económica (sobre 2)”, reza la auditoría.
Destruidos.
La administración encargada de Seguridad en ese momento respondió a la CCR que las copias de las ofertas presentadas se solicitan para utilizarlas en la evaluación de ofertas "y no para ser agregadas al expediente”.
Así mismo, revela que una copia se remitió al administrador del contrato y el resto de copias de ofertas "es destruido después de finalizado el proceso de evaluación por carecer de valor y evitar acumulación de papel en las instalaciones”.
Aseguraron que el lugar y la fecha de recepción de ofertas sí quedó consignado en las bases de licitación. "Esa información fue publicada correctamente en Comprasal para conocimiento de los posibles oferentes”, indicó.
Otras observaciones.
Además, la institución contralora señala la falta de "notificación del resultado a los oferentes adjudicados” por parte del director de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones (DACI) en 14 procesos de libre gestión diferentes de refrigerios, almuerzos, mantenimiento de tableros eléctricos, desinfectante, papel toalla, productos químicos, computadoras, productos agropecuarios, colchonetas, entre otros.
Según la auditoría, el Plan de Capacitación de 2018 no gozó de supervisión, hubo deficiencias en liquidaciones de combustible, documentación de inmuebles sin resguardo o ingresos no depositados en el plazo establecido.
De acuerdo al resultado del examen, hubo incumplimientos en el proceso de contratación de personal de nuevo ingreso, información errónea de transparencia de la Inspectoría General de Seguridad Pública (IGSP) y préstamos de combustible registrados en gastos.
Resultados
En contratos relacionados a la alimentación de jóvenes internos de centros intermedios y otras actividades de Centros Penales, hubo incumplimientos:
1 > Falta de expedientes separados de seguimiento de la ejecución de contratos y documentación desordenada. Los funcionarios señalaron que se lleva el expediente con viñetas y que la ley no exige el debido foliado.
2 > Falta de gestión de solicitud de prórroga del contrato 001/2017, como lo establece la normativa legal a través del solicitante y director ejecutivo. La administración asegura que la normativa legal los respalda.
3 > Falta de remisión de expedientes de seguimiento de la ejecución de contratos en tres días hábiles. Los funcionarios citan a la Ley de adquisiciones y contrataciones para defender esta deficiencia.
4 > Falta de hoja de solicitud de cantidad de diaria de refrigerios y plato de comida a servir entre mayo y diciembre de 2018. Los funcionarios argumentaron que se encuentran en archivos separados.
5 > Actas de recepción fueron remitidas por el solicitante de contrato y no por el administrador del contrato. Señalaron que es un trámite interno que, en ausencia de la directora general, se autoriza al administrador.