El instructivo para el traspaso de la gestión de los gobiernos locales de la Corte de Cuentas de la República (CCR) establece que los gobiernos locales salientes deben nombrar sus comisiones “mediante acuerdo municipal” y las nuevas autoridades deben conformar su comisión tres días después de recibir las credenciales.
La comisión entrante debe “garantizar que la documentación” entregada por el concejo saliente esté “ordenada, íntegra y disponible”; y está obligada a guardar la información entregada por un mínimo de cinco años y los registro contables, por al menos 10 años.
Los nuevos concejos municipales deberán nombrar por escrito (la comisión) a más tardar tres días después de haber recibido las credenciales de sus cargos”.
Instructivo de la CCR.
Las comisiones de transición pueden constituirse por los jefes o responsables de las unidades financiera, contador municipal, unidad de compras públicas, tesorería, secretaría y sindicatura.
La Corte de Cuentas recomienda a los concejos entrantes mantener la información en las instalaciones de las actuales alcaldías que se convertirán en distritos e informar a la institución contralora “el nombre y datos de los responsables de su resguardo”.
¿Qué información deben entregar los concejos salientes a los 44 concejos entrantes?
Las comisiones de los concejos salientes deben entregar la información foliada, de forma detallada, con un archivo que no permita su deterioro o extravío, en especial, la que sea objeto de estudio de la Corte.
- Inventarios de bienes de la municipalidad.
- Estados financieros.
- Nómina de empleados, expediente y registros de contratación.
- Planillas de pago, facturas, recibos de ingresos y documentación contable.
- Registros de las unidades de catastro y cuentas corrientes.
- Inventario de recuperación de mora.
- Disponibilidad de efectivo, cuentas corrientes respaldadas.
- Inversiones en valores.
- Inventario de las especies municipales.
- Detalle de las obligaciones a corto y largo plazo pendientes de pago.
- Expedientes de adquisiciones y contrataciones, incluyendo planes anuales de compra, expedientes de adquisición de bienes y garantías de procesos de adjudicación.
- Proyectos de infraestructura ejecutados, incluyendo carpeta técnica, modalidad de ejecución y otros detalles.
- Expedientes de proyectos sociales.
- Inventario de carpetas técnicas de proyectos no ejecutados.
- Inventario de normativa legal y técnica.
- Libro de actas del concejo municipal.
- Convenios celebrados.
- Todos los expedientes del Registro del Estado Familiar.
- Resguardo de sistemas de información y de comunicación.
Las municipalidades salientes deben detallar todos los bienes muebles e inmuebles de la alcaldía y se debe mantener actualizada la información de alcaldes, concejales, síndicos, secretarios y de todas las jefaturas.
La información actualizada debe incluir el número de Documento Único de Identidad (DUI), dirección para notificaciones, teléfono y cargo que desempeñó. La CCR también se puso a disposición de las municipalidades para preparar esta información.
Los nuevos concejos municipales tomarán posesión del cargo el próximo miércoles 1 de mayo. La cantidad de alcaldías fue reducida por la Asamblea Legislativa en 2023, pasando de 262 municipalidades a solo 44 a partir de los resultados electorales de este año.